Einheitliche Datenbasis
Alle Personaldokumente sind mit dem AIDA® Personalstamm verknüpft. Keine doppelte Datenpflege.
Dokumentenmanagement mit System. Integriert mit AIDA®.
Personalakten in Papierform sind zeitaufwendig, fehleranfällig und schwer nachvollziehbar. Die Digitale Personalakte mit AIDA® bündelt alle Informationen zentral, revisionssicher und DSGVO-/GoBD-konform. Ob Bewerbungsunterlagen, Vertragsdokumente oder Zeugnisse, alles ist an einem Ort, sofort verfügbar und sicher archiviert.
Einige Vorteile auf einen Blick
Durchgängige Prozesslogik
Standardisierte Workflows sichern klare Abläufe und reduzieren Fehlerquellen.
Zeitersparnis im Tagesgeschäft
Ablage, Suche und Freigabe erfolgen digital und automatisiert ohne manuelle Umwege.
Schneller Informationszugriff
Relevante Dokumente lassen sich per Volltextsuche sofort und unabhängig vom Speicherort finden.
Fristen- und Terminüberwachung
Automatische Erinnerungen an Bewertungen, Schulungen oder Wiedervorlagen sorgen für Verlässlichkeit.
Warum digitale Personalakten heute unverzichtbar sind und wie integriertes Dokumentenmanagement HR-Prozesse verbessert.
In vielen Organisationen werden Personalunterlagen noch in Papierform oder in verteilten Systemen geführt. Das erschwert den Zugriff, verursacht Suchaufwand und führt zu doppelter Ablage. Besonders in sensiblen HR-Prozessen, etwa bei Bewerbungen, Vertragsänderungen oder Personalgesprächen, gehen wichtige Informationen verloren oder sind nicht revisionssicher dokumentiert.
Zudem steigen die Anforderungen an Datenschutz, GoBD- und DSGVO-Konformität. Ohne klare Struktur und digitale Nachvollziehbarkeit riskieren Unternehmen Informationslücken, Mehraufwand und rechtliche Unsicherheiten.
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Ihr AIDA® Experte und autorisierter Partner berät Sie individuell
und zeigt wie es in der Praxis funktioniert.
Die Digitale Personalakte mit AIDA® stellt eine zentralisierte Verwaltung aller personalbezogenen Unterlagen sicher.
Mit klaren Zugriffsrechten, automatisierten Abläufen und dokumentierter Nachvollziehbarkeit werden alle Informationen, von Bewerbungsunterlagen über Arbeitsverträge bis hin zu Zeugnissen und Schulungsnachweisen, zentral gespeichert, strukturiert und mit dem AIDA® Personalstamm verknüpft. Die Ablage erfolgt nach definierten Regeln und Berechtigungen, wodurch Suchzeiten entfallen und doppelte Datenpflege vermieden wird.
Digitale Prozesse ermöglichen:
- Personalunterlagen automatisch dem AIDA® Personalstamm zuordnen und zentral ablegen.
- Schriftverkehr und Bewerbungen direkt aus Outlook übernehmen und korrekt archivieren.
- Erinnerungen für Fristen, Unterweisungen oder Mitarbeitergespräche systemseitig erzeugen.
- Versionen, Freigaben und Änderungen vollständig dokumentieren und bei Bedarf vergleichen.
- Fristen und Löschregeln gemäß DSGVO und GoBD automatisch überwachen.
- Über Hotkey-Aufruf die Akte direkt aus der Zeitwirtschaft öffnen.
Ergebnis
Durch die Integration in AIDA® fließen Zeitwirtschaft, HR-Management und Dokumentenmanagement nahtlos zusammen. Führungskräfte erhalten aktuellen Zugriff auf relevante Unterlagen, Personalabteilungen sichern Nachvollziehbarkeit und Compliance und Mitarbeitende profitieren von klareren, transparenteren Prozessen.