Papierakten, Insel-Lösungen, Unsicherheit - Status quo?
In vielen Organisationen - ob Kommune, Mittelstand oder Trägerorganisation - sind Personalakten entweder:
• noch vollständig papierbasiert,
• in verteilten digitalen Ordnern abgelegt,
• oder als „eingescanntes PDF-System“ ohne klare Struktur umgesetzt.
Diese Lösungen sind oft gewachsen, nicht skalierbar und nur sehr aufwändig auditierbar.
Eine moderne digitale Personalakte ist ein strukturierter, dokumentierter, sicherer und revisionsfähiger Zugriff auf personenbezogene Daten, unter Einhaltung klarer gesetzlicher Regeln.
Gesetzliche Entwicklungen auf EU- und Bundesebene:
DSGVO und § 26 BDSG regeln die Verarbeitung von Beschäftigtendaten klarer und strenger als frühere Gesetze. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (Umsetzung bis 2026) und die EUDI-Wallet-Initiative setzen neue Maßstäbe für die Nachweispflicht, Zugriffsrechte und digitale Nachweisbarkeit. Erste Branchen (z. B. Bundesbehörden, Agenturen, große Unternehmen) bereiten sich auf digitale Berichtspflichten vor.
Die Richtung ist eindeutig: Digitalisierung mit Nachvollziehbarkeit und Zugriffskontrolle wird Standard.
Wirtschaftlicher Druck und Fachkräftemangel
Papierprozesse sind langsam, fehleranfällig und ressourcenintensiv. Fachkräftemangel zwingt Organisationen dazu, ihre HR-Verwaltung zu entlasten und zu beschleunigen. Junge Generationen erwarten digitale Prozesse und das nicht nur beim Bewerben, sondern auch beim Einreichen von Nachweisen, Krankmeldungen oder Weiterbildungen.
Datenschutz und Transparenzpflichten
Mitarbeitende haben ein Recht auf Einsicht in ihre Daten. Das soll in der Regel schnell, vollständig und verständlich sein. Arbeitgeber müssen Daten korrekt, nachvollziehbar und geschützt verarbeiten. Verstöße (z. B. unzulässige Inhalte in der Akte oder fehlende Löschkonzepte) können rechtliche und finanzielle Folgen haben.
Fazit
Die digitale Personalakte ist Gegenwartspflicht. Wer sich heute gut aufstellt, profitiert morgen von Geschwindigkeit, Sicherheit und Souveränität im Personalmanagement. Organisationen, die jetzt handeln, gewinnen Rechtssicherheit und:
bessere Übersicht über Personaldaten,
weniger Aufwand für wiederkehrende Aufgaben,
klarere Prozesse im On- und Offboarding
sowie eine stärkere Position gegenüber Datenschutzbehörden und internen Prüfungen.
Ausblick auf Teil II
Welche Inhalte gehören eigentlich in die digitale Personalakte und was sollte auf keinen Fall darin gespeichert sein?
Erfahren Sie, wie man zwischen relevanten und unzulässigen Dokumenten unterscheidet und welche Struktur sich in der Praxis bewährt.
