Warum gerade jetzt so viel Bewegung im Thema ist
Die rechtlichen Anforderungen an Personalakten – egal ob digital oder analog – steigen Gründe dafür sind u. a.:
Neue oder verschärfte EU-Richtlinien mit Umsetzungsfristen bis 2026
Der Druck auf Arbeitgeber, Datenschutz und Transparenz umzusetzen
Der Trend zu rechtskonformer Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
Erste Branchenvorgaben (z. B. BA-Richtlinien, öffentliche Verwaltung, Gesundheitswesen)
Die Frage ist nicht mehr ob digitalisiert wird, sondern wie strukturiert und rechtssicher es umgesetzt wird.
DSGVO & § 26 BDSG – Beschäftigtendatenschutz konkretisiert
Der § 26 BDSG erlaubt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Beschäftigungskontext. Allerdings nur, wenn sie zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist.
Die DSGVO macht zusätzlich Vorgaben zu:
Zweckbindung, Datenminimierung, Löschung, Transparenz
Rechten der Betroffenen (z. B. Auskunft, Berichtigung, Einschränkung, Widerspruch)
technischen Maßnahmen (z. B. Zugriff, Protokollierung, Verschlüsselung)
Für die digitale Personalakte bedeutet das: Jede Datenverarbeitung braucht eine rechtliche Grundlage, eine geregelte Zugriffskontrolle und dokumentierte Prozesse.
EU-Entgelttransparenzrichtlinie – Umsetzungsfrist: 7. Juni 2026
Die Richtlinie bringt neue Pflichten für Arbeitgeber:
Gehaltsbandbreiten in Stellenanzeigen
Verbot der Gehaltsverlauf-Abfrage bei Bewerbungen
Auskunftsrechte über Entgeltstruktur
Berichtspflichten bei Unternehmen >100 MA
Equal-Pay-Maßnahmen bei ungeklärten Lohnlücken ≥ 5 %
Relevanz für die digitale Personalakte:
Entgeltdaten müssen strukturiert, auswertbar und nachvollziehbar abgelegt sein
Auskünfte an Mitarbeitende müssen rechtssicher und zeitnah möglich sein
Protokolle zur Nachweisbarkeit und Fairness von Gehaltsentscheidungen gewinnen an Bedeutung
eIDAS 2.0 / EUDI-Wallet – Digitale Identität & Nachweise im HR-Kontext
Die EU plant die Einführung eines einheitlichen digitalen Identitätsnachweises für Bürgerinnen und Bürger inklusive Ausweisdaten, Ausbildungsnachweisen und Beschäftigungsinformationen.
HR-relevant ab ca. 2026:
Digitale Einbindung von Bewerbungs- und Arbeitsunterlagen (z. B. Zeugnisse, Arbeitsverträge)
Verifikation von Identitäten und Berechtigungen durch interoperable Schnittstellen
Anforderung an rechtskonforme Archivierung und Signaturen
Digitale Personalakten sollten perspektivisch in der Lage sein, digitale Nachweise zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu speichern.
Betriebsratsbeteiligung und Datenschutzpraxis
Mit zunehmender Digitalisierung steigt auch der Prüfungsdruck:
Betriebs- und Personalräte fordern frühzeitige Beteiligung
Datenschutzbeauftragte prüfen Löschkonzepte, Protokolle und Zugriffslogik
Beschäftigte machen vermehrt Gebrauch von ihren Auskunftsrechten nach Art. 15 DSGVO
Organisationen müssen daher:
Systeme nachvollziehbar dokumentieren
Prozesse standardisieren
Rollen und Verantwortlichkeiten sauber regeln
Was HR schon vorbereitet haben sollte
Bestandsprüfung Inhalte, Formate, Zugriff
Ziel: Grundlage für digitale Migration und Datenschutz
Rechtsgrundlagen zugeordnet
Ziel: DSGVO-konform arbeiten, Audit-Fähigkeit schaffen
Aufbewahrungs- und Löschfristen definiert
Ziel: Speicherbegrenzung umsetzen, Haftungsrisiken minimieren
Transparenzprozesse etabliert
Ziel: Auskunftsrechte erfüllen können, inklusive Fristen und Dokumentation
Mitbestimmung aktiv eingebunden
Ziel: Betriebsvereinbarung, Dienstvereinbarung erarbeiten, Akzeptanz sichern
Fazit
Die digitale Personalakte ist absehbar kein optionales Projekt mehr, sondern ein strategischer Compliance- und Strukturbaustein moderner Personalarbeit. Wer frühzeitig beginnt, gewinnt Sicherheit, Übersicht, Geschwindigkeit und Vertrauen in HR-Prozesse.
Ausblick auf Teil IV
Welche Anforderungen gelten konkret beim Zugriff auf die Akte? Wer darf was sehen, bearbeiten oder löschen und wie wird das rechtssicher protokolliert?
