Warum ein strukturierter Umstieg wichtig ist
Die Digitalisierung von Personalakten betrifft nicht nur HR, sondern auch:
Datenschutz
IT-Sicherheit
Geschäftsführung
Betriebsrat oder Personalrat
sowie alle Beschäftigten
Ein erfolgreicher Umstieg bringt schnelleren Zugriff auf Informationen, mehr Transparenz und Sicherheit, bessere Vorbereitung auf gesetzliche Anforderungen sowie Entlastung durch klare Prozesse.
Wer heute systematisch plant, vermeidet spätere Nachbesserungen und gewinnt nachhaltig.
5 Schritte im Überblick
1. Bestandsaufnahme & Zieldefinition
Welche Aktenformate existieren aktuell (Papier, PDF, Netzlaufwerk)?
Welche Aktenarten und Inhalte sind vorhanden?
Was ist das Ziel: Reine Archivierung oder integrierte Prozessakte?
Tipp: Frühzeitig Stakeholder einbinden – HR, IT, Datenschutz, BR/PR
2. Bereinigung & Strukturierung
Unzulässige oder veraltete Inhalte identifizieren und entfernen
Ordnerstrukturen und Kategorien definieren (siehe Teil 2 der Blog-Serie)
Aufbewahrungsfristen und Löschpflichten dokumentieren
Wichtig: Datenschutz beginnt vor der Digitalisierung
3. Technische Planung & Systemauswahl
Welche Anforderungen gibt es an Zugriff, Protokollierung, Schnittstellen, Archivierung?
Soll die digitale Personalakte Teil eines bestehenden Systems sein (z. B. Zeitwirtschaft, HRM)?
Wie sehen Rollen- und Rechtekonzepte aus?
Tipp: Prüfung möglicher Integration mit bestehenden HR-Prozessen
4. Pilotphase & Rollout
Mit einer überschaubaren Einheit starten (z. B. ein Bereich, eine Abteilung)
Prozesse dokumentieren, Mitarbeitende schulen
Feedback einholen und Anpassungen vornehmen
Ziel: Reibungsfreier Übergang mit hoher Akzeptanz
5. Verstetigung & Kontrolle
Regelmäßige Rechte- und Zugriffsprüfung
Schulung neuer Führungskräfte und Admins
Interne Audits zur DSGVO-Konformität
Evaluation der Nutzerfreundlichkeit & Prozesseffizienz
Langfristig entscheidend: Laufende Pflege ist Teil der HR-Verantwortung
Fazit
Die digitale Personalakte ist kein technisches Projekt. Sie ist ein Organisationsprozess mit rechtlichen, kulturellen und praktischen Implikationen. Wer strukturiert, rechtskonform und beteiligungsorientiert vorgeht stärkt HR als strategischen Partner, sichert Daten und Prozesse ab und macht die Organisation fit für zukünftige Anforderungen.
